Làm thế nào để viết một lá thư xin việc?

Tìm kiếm một công việc là điều mà tất cả chúng ta phải làm trong một số giai đoạn của cuộc sống, có thể ở đất nước chúng ta hoặc cũng có thể là ở nước ngoài. Vậy làm thế nào để có một hồ sơ xin việc vào một công ty, đặc biệt là công ty nước ngoài?

Khi tìm việc, điền thông tin về kinh nghiệm của bạn luôn luôn là một bước quan trọng. Tuy nhiên hầu hết những nhà tuyển dụng đặc biệt là những công ty nhiều người mong muốn được tuyển dụng thì việc yêu cầu nhiều hơn thông tin chỉ có trong CV của bạn là điều bắt buộc. Ở Việt Nam, vô tình hay cố ý nhưng nhìn chung phần lớn “profile” của người ứng tuyển chưa thực sự được đầu tư kỹ lưỡng và nghiêm túc, như theo kinh nghiệm của bộ phận nhân sự tại YAFFLE thì thậm chí có những người chỉ gửi đúng duy nhất một “file” đính kèm là CV, câu hỏi ở đây là “liệu công ty có tuyển dụng người có thái độ không tôn trọng công việc của họ?”. Vậy làm thế nào để có một “profile” chỉn chu hơn và chuyên nghiệp hơn, đây là lúc bạn cần bổ sung ngay một lá thư xin việc đính kèm.

Một lá thư xin việc đi vào chi tiết hơn về kinh nghiệm làm việc, nghiên cứu và mục tiêu nghề nghiệp. Nó sẽ giúp bạn chứng tỏ cho nhà tuyển dụng thấy rõ hơn về con người bạn và tất cả những gì bạn có thể làm được cho công ty.

Phần đầu

Thông thường, một lá thư xin việc cần có phần đầu là một số loại tiêu đề. Bao gồm thông tin của bạn lẫn thông tin chi tiết của nhà tuyển dụng. Thông tin của nhà tuyển dụng nên ghi dưới thông tin của bạn phía trên góc của trang, bao gồm (tên, địa chỉ, số điện thoại, email rồi đến ngày tháng).

Nếu bạn gửi thông tin qua email, viết chi tiết thông tin liên hệ cá nhân và các thông tin có liên quan ở cuối email, sau chữ ký của bạn.

Lời (chào) mở đầu

Đây là điều rất quan trọng khi bắt đầu một lá thư xin việc bằng một lời chào. Câu được dùng phổ biến nhất là “Dear Mr/Mrs/Ms và họ của họ. Nếu bạn không biết họ tên của người tuyển dụng thì có thể ghi là “Dear Hiring Manager”.

Phần giới thiệu

Trong đoạn đầu tiên hãy bắt đầu bằng việc giảng thích vị trí hay công việc mà bạn ứng tuyển. Có thể bắt đầu bằng cách nói “I am writing to apply for the job advertised in…” hoặc “I am writing to apply for the job as…”. Đoạn này chỉ cần viết ngắn gọn một vài dòng đơn giản nêu rõ mục đích của bạn khi ứng tuyển.

Phần chính

Trong đoạn này, bạn nên bắt đầu đưa ra một bản tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Nên cực kỳ phù hợp với mô tả công việc đang ứng tuyển. Rồi đi vào một số chi tiết về quá trình học tập, rèn luyện làm sao cho thông tin phù hợp với vị trí này. Hãy cho thêm một lý do tại sao bạn ứng tuyển và tại sao bạn là người thích hợp cho vị trí này. Điều quan trong là đừng để nó giống từng từ với thông tin trong CV, cố gắng để thể hiện thêm về kinh nghiêm của bạn.

Trước khi viết phần này, bạn nên tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:

  • Tại sao bạn quan tâm tới công việc này?
  • Những kỹ năng, năng lực gì bạn có thể làm được cho công ty này?
  • Bạn có thực sự đủ điều kiện?

Phần kết

Trong phần kết, bạn nên thể hiện lại sự quan tâm của bạn tới công việc này và răng kinh nghiệm của bạn phù hợp với vị trí (trong một bức thư nên dùng những từ khác nhau). Xác nhận rằng bạn sẽ liên hệ lại với nhà tuyển dụng trong vài tuần tới. Nói rõ bạn có đính kèm theo cả CV và Thư xin việc. Đừng quên cám ơn vì họ đã quan tâm tới hồ sơ của bạn.

Sau đây là một số câu hữu dụng:

  • I thank you for your time and consideration
  • I look forward to hearing from you at your earliest convenience, should I be considered
  • I look forward to hearing from you

Kết thúc

Kết thúc lá thư của bạn bằng cách lịch sự “sincerely” hoặc “faithfully” hoặc “regards” cùng với chữ ký và ghi rõ họ tên phía dưới. Nếu gửi qua email thì hãy gõ đầy đủ họ tên và thông tin liên lạc dưới chữ ký.

Lưu ý TIPS

  • Cố gắng đừng dùng quá nhiều từ “I” trong thư vì nó có thể bị lặp đi lặp lại.
  • Kiểm tra, đọc lại kỹ càng bức thư trước khi bạn gửi. Rõ ràng là bạn không muốn gửi một lá thư đầy những lỗi.
  • Đừng viết quá dài dòng, một trang là đủ để bạn viết hết những gì cần thể hiện.
  • Cũng đừng chỉ nói về bản thân quá nhiều.
  • Nếu có thể, tốt nhất là có được thông tin tên và vị trí của người tuyển dụng để điền vào.
  • Sử dụng một mẫu giấy trang trọng, đừng làm nhàu. Nếu là email thì nên viết cũng mẫu “font” không nhiều màu.